Am Monatsende möchte Ihr Arbeitgeber eine einfache Zahl wissen: Wie viel Energie haben Sie zu Hause in den Dienstwagen geladen? Der Gesamtwert der Wallbox beantwortet diese Frage nicht, wenn zwischenzeitlich auch das Privatauto der Familie daran geladen wurde.
Ein verlässlicher Prozess beginnt mit dem ersten Ladevorgang. Wenn Sie konsequent kennzeichnen, welche Ladevorgänge zum Dienstwagen gehören, reichen für den Monatsabschluss möglicherweise einige Kontrollen und die Übergabe eines vorab vereinbarten Berichts.
Fordern Sie zuerst ein akzeptiertes Muster an
Fragen Sie vor der Gerätewahl, welche Daten und welches Format der Arbeitgeber erwartet. Klären Sie, ob ein bestimmter Zählertyp vorgeschrieben ist, welche Nutzerkennung akzeptiert wird und ob ein bestimmter Flottendienstleister eingebunden werden muss.
Diese Anforderungen beeinflussen die Wahl der Wallbox unmittelbar. Ein privates Verbrauchstagebuch erfüllt eine andere Aufgabe als ein monatlicher Firmenbericht mit fest definierten Feldern. Für die Abrechnung benötigen Sie technische Daten, die der Arbeitgeber oder Dienstleister tatsächlich verarbeiten kann.
Klären Sie außerdem, woher der Energiepreis stammt und wer den Bericht freigibt. Die Buchhaltung des Arbeitgebers oder der beauftragte Dienstleister legt die Anforderungen an Belege und Erstattung fest; richten Sie die Erfassung der Ladedaten danach aus.
Neben der Messung muss klar sein, wer geladen hat
Der integrierte MID-Zähler der Go 2 kann ein geeigneter Ausgangspunkt sein, wenn für das Laden des Dienstwagens zu Hause eine solche Messung vorgeschrieben ist. Für gemeinsam genutzte oder betriebliche Anlagen kommt die derzeit angebotene Zaptec Pro mit MID-Zähler infrage. Die Messfunktionen finden Sie auf den Herstellerseiten zur Go 2 und zur Zaptec Pro.
MID ist die Kurzbezeichnung für die europäische Messgeräterichtlinie. Neben der Messung muss jeder Ladevorgang einer Person zugeordnet und auf eine akzeptierte Weise verarbeitet werden; der Zähler allein ist weder eine steuerliche noch eine vollständige Abrechnungslösung.
Wenn Sie Dienst- und Privatauto mit derselben gemeinsamen Kennung laden, lässt sich später nicht zuverlässig feststellen, welches Fahrzeug angeschlossen war. Legen Sie deshalb für jeden Ladevorgang konsequent fest, zu welchem Auto er gehört.
Wie sieht ein nachvollziehbarer Monat aus?
In unserem Beispiel wurden an der Wallbox insgesamt 490 kWh gemessen. Davon entfallen 380 kWh auf den Dienstwagen und 110 kWh auf das Privatauto. Beide Werte ergeben zusammen den Monatsgesamtwert.
| Monatswert | Beispiel |
|---|---|
| Dienstwagen | 380 kWh |
| Privatauto | 110 kWh |
| Gesamtmessung | 490 kWh |
| Frei erfundener Einheitspreis | € 0,30/kWh |
| Berechneter Energiewert des Firmenanteils | € 114,00 |
Der Energiewert des Firmenanteils ergibt sich aus 380 × 0,30 = € 114,00. Der Einheitspreis dient ausschließlich als Beispiel und ist weder ein aktueller Tarif noch eine Erstattungspauschale. Die Berechnung verwendet die an der Wallbox gemessene Energie; wie viel davon in der Batterie gespeichert wurde, ist ein anderer Wert.
Fällt ein Tag ungewöhnlich hoch aus, können Sie den betreffenden Ladevorgang gezielt aufrufen. So müssen Sie nicht den gesamten Monat aus dem Gedächtnis rekonstruieren.
Was geschieht mit einer unklaren Sitzung?
Angenommen, in einem anderen Monat lassen sich 14 kWh keinem Auto eindeutig zuordnen. Die gemessene Gesamtsumme kann trotzdem stimmen, doch der Anteil des Dienstwagens muss erst geklärt werden.
Markieren Sie einen solchen Ladevorgang separat und klären Sie ihn mit der Person, die geladen hat. Dokumentieren Sie bei der Korrektur, welcher Vorgang aus welchem Grund zugeordnet wurde. Dadurch bleibt auch die Änderung nachvollziehbar.
Das Beispiel zeigt: Eine genaue Messung und eine eindeutige Identifikation ergänzen einander. Für den Monatsabschluss benötigen Sie beides.
Aus Zaptec-Daten entsteht ein übergebbarer Bericht
Im Zaptec Portal können Sie Ladedaten nach Zeitraum, Installation, Gerät und Nutzer abrufen und exportieren. Für einen Verlauf pro Nutzer sind eine Registrierung und eine zugeordnete Kennung erforderlich (Zaptec Portal).
Führen Sie bei der Inbetriebnahme einen kurzen Probeladevorgang durch und erstellen Sie einen Musterbericht. Prüfen Sie, ob Nutzer, Zeitpunkt und Energiemenge in kWh korrekt sind und ob die für die monatliche Verarbeitung zuständige Person die Daten erhält.
Bei einem zeitabhängigen Preis benötigen Sie neben der monatlichen Energiesumme auch eine zeitliche Aufschlüsselung. Bei einer PV-Anlage ist außerdem separat zu klären, wie der Anteil aus eigener Erzeugung behandelt wird; die Wallbox unterscheidet nicht von selbst zwischen Netz- und Solarstrom.
Der Monatsabschluss braucht einen festen kurzen Ablauf
Legen Sie zunächst Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums fest und verwenden Sie in allen verglichenen Berichten dieselben Zeitgrenzen. Prüfen Sie anschließend die Ladevorgänge des Dienstwagens und mögliche Ausnahmen. Erstellen Sie den Bericht mit den vereinbarten Preisangaben und bewahren Sie den zugrunde liegenden Export auf.
Für eine erste Anfrage sind die Anforderungen des Arbeitgebers, das Fahrzeugmodell und die Zahl weiterer Fahrzeuge an derselben Wallbox ein guter Ausgangspunkt. So können Sie ein System wählen, das sowohl das Laden am Abend als auch die monatliche Datenübergabe erleichtert.
Wählen Sie die Wallbox passend zum Datenbedarf des Arbeitgebers
Nennen Sie auf unserer Kontaktseite das Fahrzeugmodell, ob weitere Fahrzeuge die Wallbox nutzen und welchen Messbericht der Arbeitgeber verlangt. Wir prüfen, welches Zaptec-Modell und welche Möglichkeiten zur Datenverarbeitung dazu passen.
